I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK:

1. Jelen szerkezeti és mûködési szabályzat az érvényben levõ 2001. évi 215-ös számú Közigazgatási törvény alapján lett kidolgozva. Célja a Polgármesteri hivatal mûködésének és a hivatal személyzetének munkájának elõsegitése és korszerüsitése a követelményeknek megfelelõen, ugyanakkor segitséget nyújt Ditró Község Önkományzatának munkájában.

2. A hivatal vezetése és irányitása kizárólag a polgármester hatás és feladatköre. Az õ távollétében a feladatokat az alpolgármester és a jegyzõ látják el.

3. Polgármesternek joga van a törvény által meghatározott kereteken belül átruházni az alpolgármesterre, jegyzõre vagy a hivatal személyzetére feladatokat.

II. POLGÁRMESTERI HIVATAL MEGNEVEZÉSE, ELÉRHETÕSÉGEI:

4. A hivatal elérhetõsége és hivatalos megnevezése:

Ditró Község Polgármesteri Hivatala - Primaria comunei Ditrau
Székhely: Ditró, 537090, Szabadság út 9, Hargita megye
tlf.: 0266 - 353.130, fax: 0266 - 353.231
Web: www.gyergyoditro.ro
e-mail: Ezt a címet a spamrobotok ellen védjük. Engedélyezze a Javascript használatát, hogy megtekinthesse.

III. A POLGÁRMESTERI HIVATAL SZEMÉLYZETE ÉS SZERKEZETI FELÉPITÉSE

5. A polgármesteri hivatal feladatkörét kinevezett közhivatalnokok vagy munkaszerződéssel alkalmazott személyek látják el.

6. Minden közhivatalnok vagy alkalmazott személy a munkaköri leirásába foglalt feladatkört látja el. A munkaköri leirást a személy kinevezése vagy alkalmazása során kapja meg, melyet a jegyző köteles a személy rendelkezésére bocsájtani.

7. A személyzet a Közhivatalnokokra valamint az Egyéni Munkaszerzõdéssel alkalmazott személyekre vonatkozó Belsõ Szabályzat elõirásainak köteles alávetnie magát.

8. A személyzet a hivatal részlegei keretén belül látja el feladatkörét, a következõ ágazatokban:

• Titkárság
• Anyakönyvi iroda.
• Adó és illeték osztály.
• Területrendezési iroda.
• Kataszteri iroda.
• Mezõgazdasági iroda.
• Szociális iroda.
• Könyvelőség és pénztár.

IV. POLGÁRMESTER, ALPOLGÁRMESTER

9. A Polgármester a törvény által mgehatározott keretek között választott személy, aki közhatalmat gyakorol.

10. A hivatal keretén belül, a mindenkori polgármester polgármesteri rendelkezéssel nevezi ki a közhivatalnokokat, valamint az egyéni munkaszerzõdéssel alkalmazott személyeket, melyet a jegyzõ láttamoz.

11. Polgármester átruházhat feladatokat az alpolgármesterre, jegyzõre, valamint a hivatal személyzetére, törvényes feltételek között.

12. A polgármester távollétében az alpolgármester helyettesiti õt, kivételes esetekben a jegyzõ.

V. A HIVATAL JEGYZŐJE, IRÁNYITÁSA ÉS VEZETÉSE

13. A hivatal jegyzõje:

a) a hivatal jegyzõje, mint vezetõ beosztásban levõ közhivatalnok, a törvény által megszabott és elõirt feltételek között gyakorolja tevékenységét és hatáskörét.

b.) a törvény értelmében bizonyos feladatkörökkel rendelkezik, amiket távóllétében átruházhat az általa irásban megnevezett és polgármesteri rendelkezéssel kinevezett közhivatalnokra.

A jegyzõ segitséget nyújt a polgármesternek:

a.) a hivatali fegyelem megteremtésében, a kölcsönös vezetõi-beosztotti információcsere megteremtésében.

b.) az ügyrendi és napi feladatok következetes,tervszerü kiadásában és a végrehajtás számonkérésében

c.) munkaszervezettség biztosításában.

14. A hivatal irányítása,vezetése·

A Polgármester:

• általános és elvi iránymutatást ad a müködéshez,biztosítja a munkavégzés személyi feltételeit.

A hivatal és az önkormányzat munkájának szervezése, a döntések elõkészítése és a végrehajtás koordinálása során köteles szem elõtt tartani:

• a tanácsülés anyagainak leadásához jelölje meg azt a határnapot, melynek letelte után az ülésre szóló meghívó és az ülés anyaga még idõben kiküldhetõ.
• a tanácsi elõterjesztések elkészítéséhez a hivatal érintett dolgozója adjon szakmai segitséget és információt. Elõ kell segíteni, hogy az elõterjesztések fogalmazási valamint az alaki és tartalmi követelményeknek megfeleljenek.
• a kiküldött anyagból tünjön ki, hogy a jegyzõ/ titkár törvényességi szempontból áttekintette azokat.
• a hivatal vezetõi bármilyen tanácsi elõterjesztéshez az álláspontját rögzítõ szakmai kiegészítést terjeszthetnek elö a jegyzõ láttamozásával.
• a testületi határozatokról készült, a felruházott személyeknek a törvényes határidõn belül megküldött,szakvéleményezett, összegezett tapasztalatokat a jegyzõ jelentés formájában átadja a polgármesternek írásban.
• a tanácsi bizottságok mellé az adott belsõ szervezeti egység egy dolgozóját meg lehet bízni a bizottsági munka segítése, koordinálása céljából, a megbízást a jegyzõ adja, elõzetesen konzultálva az érintett alkalmazottal.

VI. A hivatal munkarendje és ügyfélfogadása

a.) Hivatali munkaidõ

• Hétfõ-Csütörtök 8 - 16
• Péntek 8 - 14

1. a rendes munkaidõtõl csak a polgármester engedélyével lehet eltérni.

2. munkaidõ alatt a munkahelyrõl bármilyen okból eltávozni csak a belsõ szervezeti egység vezetõjének tudtával vagy a polgármester engedélyével lehet.

3. a munkavégzést befolyásoló akadályozás esetén a lehetõség szerint azonnal értesíteni kell a közvetlen hivatali felettest.

4. A hivatal ügyfélfogadása:

··· ·· Hivatal ·· ··· ··· ·· ·· ··· ··· · Adóhivatal

Hétfõ 9 - 15 · ··· ··· ··· ··· ··· · H - Cs. 9 - 13

Kedd·· 9 - 15·· ··· ··· ··· ··· ··· Péntek 9- 12

Szerda·9 - 15

Csütörtök·9 - 15

Péntek 9 - 13

Az ügyfelek tájékoztatása érdekében a hivatal bejáratánál, az irodák bejáratánál, világosan érthetõ, kétnyelvü tájékoztató táblákat kell elhelyezni, melybõl kitünik a munkaidõ, ügyfélfogadás, a munkacsoport megnevezése és az általuk végzett feladatok, a dolgozó neve és beosztása.

16. A kiadmányozás rendje:

a.) a hivatal és a saját feladat hatáskörében a kiadmányozási jogkört teljes egészében a polgármester gyakorolja, távollétében az alpolgármester helyetesíti.

b.) a tanács és a hivatal képviseletében, valamint a saját feladat és munkakörében a kiadmányozási jogot kizárólag a jegyzõ gyakorolja, távollétében az általa írásban meghatalmazott személy helyetesíti.

c.) hatósági ügyintézes során, egyedi hatósági ügyekben az eljáró ügyintézõ az alábbi közbensõ intézkedéseket teheti:

• idézés, meghivó kibocsátása
• hiánypótlásra felhivás

17. Ügyvitel, ügykezelés, irattározás, iratvédelem:·

Az ügyviteli és leíró feladatok közvetlen vezetõje a jegyzõ, aki megbízhat bizonyos személyeket a feladatok részbeni vagy teljes elvégzésével.

Legfontosabb ügyiratkezelési mozzanatok:

• Az érkezett küldeményeket a polgármester, ennek távólléteben pedig a jegyzõ bontja fel ( kivétel, ha személyre szólóan van címezve)
• A jegyzõ vagy az általa megbízott hivatalnok (hivatali dolgozó) végzi el a küldemények elosztását a belsõ szervezeti egységek között.
• Az ügyköri jegyzék alapján az iktató közvetlenül is elvégezheti a névre szóló iktatást, ha a jegyző erre utasítást ad.

18. Tervszerû munkavégzést segítõ módszerek

• a polgármester a hivatal dolgozói részére minden hétfõn reggel munkaértekezletet tart, ezáltal elõsegítve a heti feladatok megbeszélését. A polgármester távollétében az alpolgármester vagy a jegyzõ tarthatja a munkaértekezletet, melyrõl utólag tájékoztatni kell a polgármestert.
• a polgármester az alpolgármesterrel és jegyzõvel a közös feladatokat naponta egyezteti.

19. Egyéb munkaszervezési feladat:

• Minden dolgozó folyamatos helyetesítésérõl gondoskodni kell.
• A polgármester a hivatal vagy az illetõ személy saját tulajdonában levõ személygépkocsit biztosítja annak az ügyintézõnek, akinek feladatai ellátásához indokolt.
• Utiszámlát, elszámolást (delegáció) a kiszállást követõ 8 napon belül be kell nyújtani aláírásra a polgármesternek, de elõtte az alpolgármester vagy a jegyzõnek láttamozni kell.
• A hivatal dolgozói kötelesek a jelenléti ívet rendszeresen vezetni, ezt a polgármesternek hetente kell áttekinteni és kézjegyével igazolni.

VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

20. Az ügyrendet (szabályzatot) a hivatal minden dolgozója alaposan meg kell ismerje. A változásokat a jegyzõ löteles átvezetni és errõl a munkatársakat tájékoztatni.

21. A hivatal dolgozói névjegyükkel igazolják,egy külön aláírási íven, hogy az ügyrend tartalmát megismerték.

22. Az ügyrend a képviselõ-testület jóváhagyása után lép hatályba, melyet az elsõ lapon záradékolni kell a polgármester és a jegyzõ aláírásával.

23. Az ügyrend 1. Számu hivatalos példányának naprakész állapotba tartásáról a jegyzõ gondoskodik.

24. A helyi önkormányzatokról szóló 215/2001-es törvény alapján a polgármester, az alpolgármester, illetve jegyzõ kizárólagos jogositványait érintõ, illetve azoktól eltérõ ügyrendi szabályozás a tisztségviselõk beleegyezésével történhet.

25. A polgármester évente írásban értékeli az alkalmazottak szakmai munkáját.

26. Jelen ügyrend mellékletei:

• 1-es Számú Melléklet: alpolgármester feladat és hatásköre
• 2-es Számú Melleklet: szervezeti felépítes ( organigrama)
• 3-as Számú Melléklet: szerkezeti felépítés ( stat de functii)
• 4-es Számú Melléklet: Jegyzõi átruházó megbízás.

Készítette: Bajkó Károly, jegyzõ

A hivatal vezetői: Puskás Elemér polgármester

··· ·· ·· ·· ·· ·· ·· ·· Fazakas Szilárd alpolgármester

··· ·· ·· ·· ·· ·· ·· ·· Bajkó Károly jegyzõ

A weboldalon levõ információkért Puskás Gabriella, a szabályzatért Bajkó Károly jegyzõ a felelős.